Bei buXperts ist Google Workspace unser digitales Zuhause. Vom ersten E-Mail-Kontakt über die Terminvereinbarung bis zur strukturierten Beratungsvorbereitung – mit Gmail, Google Drive, Meet und Kalender bilden wir unsere tägliche Arbeit ab.

📧 Gmail: Intelligente Kommunikation

Durch die Verwendung unserer eigenen Domain @buxperts.de wirken wir nicht nur professionell, sondern behalten auch die volle Kontrolle über unsere Kommunikation. Vorlagen und automatisierte Follow-Ups sorgen dafür, dass Kund:innen nach dem Erstgespräch direkt alle relevanten Infos bekommen – strukturiert und nachvollziehbar.

🗂 Google Drive & Docs: Teamarbeit leicht gemacht

Interne Dokumente, Tarifvergleiche, Teambilder – all das speichern und bearbeiten wir zentral in Drive. Für Kundendaten nutzen wir selbstverständlich ausschließlich unsere DSGVO-konformen Systeme wie „Ameise“.

📅 Google Kalender & Meet

Beratungstermine laufen bei uns in aller Regel online. Über den Google Kalender werden automatisch Meet-Links generiert. So kannst Du bequem und sicher teilnehmen – ganz egal, ob Du in München, Kiel oder remote im Ausland bist.

📋 Google Forms: Jahres-Check digital & einfach

Kunden erhalten von uns regelmäßig individuelle Formulare, z. B. für den Jahrescheck. In wenigen Minuten lässt sich damit erfassen, ob sich Lebensumstände geändert haben. Kein Papierkram – 100 % digital.

🔄 Integration in „Ameise“

Eingehende Mails lassen sich direkt im Kundenprofil archivieren – automatisch. So bleibt alles dokumentiert und für alle Kolleg:innen einsehbar.

💸 Kostenübersicht:

Fazit: Google Workspace hilft uns, moderne Beratung digital & effizient umzusetzen – und gleichzeitig für unsere Kunden einfach zu bleiben.

Zeeg ist unsere Calendly-Alternative aus Deutschland. Das Tool hilft uns, die Terminvereinbarung für unsere Kund:innen so einfach und effizient wie möglich zu gestalten – und das, ohne Kompromisse beim Datenschutz einzugehen.

📅 Warum wir Zeeg nutzen

Früher lief die Terminbuchung oft per E-Mail oder telefonisch – heute geht das über unseren individuellen Zeeg-Link, den Du vielleicht schon auf unserer Website oder in der E-Mail-Signatur gesehen hast. Dort kannst Du:

• freie Zeitfenster direkt einsehen
• einen Termin mit wenigen Klicks buchen
• sofort eine Bestätigung und Erinnerung erhalten

Das spart uns und Dir Zeit – ohne Ping-Pong-Mails und Missverständnisse. Und Du hast jederzeit die Kontrolle über Deinen Kalender.

🔐 Datenschutz made in Germany

Zeeg hostet seine Server ausschließlich in Deutschland. Das war für uns ein entscheidender Punkt. Viele der bekannten Anbieter (z. B. Calendly oder Microsoft Bookings) speichern Daten auf US-Servern – für uns in Sachen DSGVO nicht ideal.

Mit Zeeg wissen wir: Die Daten bleiben hier. Und wir haben volle Kontrolle über alle Prozesse.

🧰 Funktionen, die uns begeistern

• Individuelle Terminarten (z. B. BU-Erstgespräch, Jahrescheck, Videoberatung)
• Automatische Pufferzeiten vor und nach Terminen
• Anpassbare Felder bei der Buchung (z. B. „Was möchtest Du besprechen?“)
• Automatisierte Erinnerungen per Mail & optional SMS
• Anbindung an unseren Google Kalender & unser CRM über Make.com

🤝 Persönlicher Kontakt zum Gründer

Besonders cool: Wir haben mit dem Gründer von Zeeg direkt gesprochen – ein junges, engagiertes Team, das offen für Feedback ist und das Tool ständig weiterentwickelt. Einige unserer Wünsche wurden sogar direkt umgesetzt.

⚙️ Integration in unseren Workflow

Nach jeder Terminbuchung wird bei uns automatisch im Hintergrund:

• ein Kundendatensatz im Maklerverwaltungsprogramm angelegt
• der passende Beratungstyp zugeordnet
• eine Bestätigung & individuelle Vorbereitungsmail verschickt

Möglich wird das durch die Schnittstelle zu Make.com, mit der Zeeg hervorragend zusammenarbeitet. So automatisieren wir viele Standardprozesse – und haben mehr Zeit für gute Beratung.

💸 Kostenübersicht:

Fazit: Zeeg bietet unseren Kund:innen eine einfache, sichere Möglichkeit zur Terminbuchung – und uns die Flexibilität, professionell zu arbeiten, ohne auf Datenschutz zu verzichten.

🔗 Zeeg kostenlos testen & unterstützen

In der Beratung zur Berufsunfähigkeitsversicherung oder Privaten Krankenversicherung kommt man an einem Punkt nicht vorbei: den Gesundheitsangaben. Diese sind entscheidend für eine saubere Risikoeinschätzung der Versicherer – und damit auch für Dich als Kund:in.

Früher lief das über PDF-Formulare oder endlose Telefonate. Heute nutzen wir ein spezialisiertes Tool dafür: werversichert.es.

🔍 Was macht werversichert.es?

Über einen individuellen Link bekommst Du als Interessent:in Zugang zu einem digitalen Gesundheitsfragebogen. Dieser fragt nicht nur die „Basics“ ab, sondern geht bei Bedarf intelligent in die Tiefe – zum Beispiel:

• Wenn Du eine Vorerkrankung angibst, folgen gezielte Rückfragen dazu
• Es werden automatisch weitere wichtige Angaben abgefragt (z. B. Dauer, Behandlungen, Medikamente)
• Die Usability wurde über die Jahre kontinuierlich verbessert

So bekommen wir alle Angaben, die für eine anonyme Risikovoranfrage bei Versicherern notwendig sind – in einem Rutsch und datensicher.

🛡 Datenschutz auf hohem Niveau

Die Server stehen in Deutschland. Die Verbindung ist vollständig verschlüsselt. Du brauchst weder PDF noch Scanner – und wir speichern keine sensiblen Gesundheitsdaten auf unseren lokalen Systemen.

Das schützt Dich – und macht den Prozess für alle Beteiligten schneller, sicherer und professioneller.

📦 Fragebögen für viele Versicherungssparten

Besonders hilfreich: werversichert.es bietet nicht nur Gesundheitsbögen für BU und PKV an, sondern auch für:

• Risikolebensversicherung
• Wohngebäudeversicherung
• Schadenversicherungen
• und viele weitere Bereiche

Für uns bei buXperts ist das eine echte Arbeitserleichterung – und für unsere Kund:innen ein durchdachter Einstieg in die Beratung.

🧩 Integration in unseren Ablauf

Sobald jemand bei uns Interesse an einer BU äußert, prüfen wir, ob Gesundheitsangaben nötig sind – und senden dann einen personalisierten Link zum digitalen Bogen. Nach dem Ausfüllen:

• sehen wir auf einen Blick alle Antworten
• können ggf. Rückfragen gezielt stellen
• starten wir eine anonyme Risikovoranfrage bei mehreren Versicherern

So bekommst Du eine fundierte Rückmeldung, bevor Du überhaupt einen Antrag stellst.

💸 Kostenübersicht:

Fazit: werversichert.es hilft uns, Gesundheitsdaten sicher und effizient zu erfassen – ein echter Mehrwert für unsere Beratung und Deine Absicherung.

ChatGPT ist aktuell in aller Munde – auch bei uns. Wir nutzen die Plus-Version von ChatGPT als vielseitige Assistenz: für Ideen, Texte, Recherchen oder technische Hilfen. Aber: Wir setzen dabei ganz klare Grenzen.

🤖 Wie wir ChatGPT bei buXperts einsetzen

KI ist für uns kein Ersatz für Fachwissen oder Beratung – sondern ein Werkzeug zur Unterstützung und Effizienzsteigerung. Beispiele:

• Erstellung von Gliederungen für Blogartikel oder Social-Media-Posts
• Vergleich von BU-Tarifen mit erklärenden Texten für unsere Webseite
• Strukturierung von internen Schulungsunterlagen
• Entwürfe für Kunden-E-Mails, die wir anschließend manuell überarbeiten

🔒 Kein Einsatz für sensible Kundendaten

Was wir mit absoluter Konsequenz nicht tun:

• Keine Weitergabe von Gesundheitsdaten
• Keine personenbezogenen Informationen (z. B. Name + PLZ + Geburtsdatum)
• Keine detaillierten Risikoprofile einzelner Kund:innen

Wir haben intern ganz klare Regeln: Sobald es um persönliche oder identifizierbare Daten geht, ist Schluss mit KI. Diese Informationen bleiben ausschließlich in unseren geschützten Systemen.

🧠 Beispiel aus der Praxis

Du liest gerade diesen Blogartikel? Dann hat ChatGPT dabei wahrscheinlich mitgeholfen. Aber keine Sorge: Die Inhalte wurden von uns redaktionell geprüft, überarbeitet und ergänzt. Die KI liefert Impulse – wir sorgen für die Qualität.

So sparen wir Zeit im Hintergrund, damit wir mehr Zeit für persönliche, hochwertige Beratung haben.

💡 Warum wir trotzdem nicht auf KI verzichten möchten

• Hilft bei der Strukturierung komplexer Themen
• Bringt kreative Ideen in Text und Grafik
• Unterstützt bei Automatisierungen mit Make.com & Co.
• Reduziert repetitive Aufgaben im Marketing

💸 Kostenübersicht:

Fazit: ChatGPT ist für uns ein leistungsstarkes Werkzeug – aber kein Ersatz für Menschlichkeit, Verantwortung und Beratungskompetenz.

Wenn Du bei uns eine Versicherung abschließt oder Deine bestehenden Verträge analysieren lässt, dann greifen im Hintergrund viele technische Prozesse ineinander. Ein großer Teil davon läuft über unseren technischen Dienstleister BlauDirekt – inklusive der beiden zentralen Tools:

• Ameise – unser Maklerverwaltungsprogramm
• simplr – die Kunden-App für Deine Verträge

🏢 Wer oder was ist BlauDirekt?

BlauDirekt ist ein sogenannter Maklerpool – oder wie wir lieber sagen: unsere technische Plattform und Einkaufsgemeinschaft. Sie ermöglichen uns:

• Zugriff auf über 100 Versicherer mit bestehenden Courtagevereinbarungen
• Technische Lösungen für digitale Beratung, Vergleich, Antrag und Verwaltung
• Ein zentrales System, in dem Beratung, Service und Dokumentation zusammenlaufen

🖥 Ameise – unser internes Verwaltungssystem

Im Hintergrund arbeiten wir täglich mit der Ameise – einem webbasierten Maklerverwaltungsprogramm, das uns hilft, den Überblick zu behalten:

• Alle Kundendaten und Verträge an einem Ort
• Gesprächsnotizen, Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen
• Dokumentenmanagement und E-Mail-Archivierung

Beispiel: Wenn Du uns eine E-Mail schreibst, wird diese automatisch in Deinem Datensatz gespeichert – so verlieren wir keine Informationen und können bei jedem Kontakt lückenlos anknüpfen.

📱 simplr – Deine App für alle Verträge

Als buXperts-Kunde bekommst Du kostenlosen Zugang zu Deiner persönlichen simplr-App. Sie ist quasi Dein digitales Versicherungsordner – nur viel moderner:

• Alle Verträge in einer App – egal ob über uns oder woanders abgeschlossen
• Beitrag, Versicherer, Laufzeit, Dokumente: alles auf einen Blick
• Neue Angebote anfordern, Verträge optimieren oder kündigen per Klick

Für uns ist simplr auch ein Kommunikationskanal: Wir können Dir dort Updates, Dokumente oder Rückfragen direkt einstellen – sicher und nachvollziehbar.

⚙️ Wie Ameise & simplr ineinandergreifen

Die Kombination aus Ameise und simplr schafft für uns und unsere Kund:innen ein durchgängig digitales Erlebnis. Beispiel:

1. Du buchst einen Termin → Deine Daten werden automatisch in der Ameise angelegt
2. Nach dem Gespräch bekommst Du Zugang zur simplr-App
3. Dort findest Du erste Angebote, To-dos oder Dokumente
4. Deine Entscheidungen oder Rückfragen kommen wieder in der Ameise an – alles bleibt synchron

Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und macht die Beratung skalierbar – ohne an Qualität zu verlieren.

💡 Warum wir uns für BlauDirekt entschieden haben

Wir könnten theoretisch auch mit mehreren Pools oder Direktanbindungen arbeiten – das ist als unabhängiger Makler möglich. Aber: Je mehr Geschäft wir über eine Plattform bündeln, desto mehr profitieren unsere Kunden von:

• effizienteren Prozessen
• mehr Vergleichsmöglichkeiten
• schnelleren Services und besseren Schnittstellen

🔐 DSGVO & Datensicherheit

Sowohl Ameise als auch simplr entsprechen den Anforderungen der DSGVO. Die Daten werden sicher verarbeitet, und nur autorisierte Personen im Team haben Zugriff auf Deinen Datensatz.

💸 Kostenübersicht:

Fazit: Mit BlauDirekt, Ameise und simplr schaffen wir ein starkes Fundament – für Beratung, Service und Transparenz auf höchstem Niveau.

Mit Capital Flow analysieren wir gemeinsam mit Dir Deine finanzielle Situation – ganz besonders im Hinblick auf die Altersvorsorge, aber auch mit Blick auf Deinen aktuellen Cashflow.

Das Tool ist kein simpler „Rentenschätzer“, sondern ermöglicht eine umfassende Finanzanalyse mit klaren, verständlichen Visualisierungen. Damit siehst Du auf einen Blick:

• Wie hoch Deine Rentenlücke tatsächlich ist
• Wie sich Deine Einnahmen & Ausgaben entwickeln
• Wie viel Du sparen solltest – je nach Anlageform, Rendite, Inflation & Ziel

📊 Was wir mit Capital Flow analysieren

• Deine aktuelle Spar- & Absicherungsquote
• Deinen monatlichen Cashflow – also was wirklich übrig bleibt
• Alle bestehenden Vorsorgeverträge & ihre prognostizierte Wirkung
• Die notwendigen Sparraten zur Erreichung Deines Rentenziels
• Simulationen mit verschiedenen Rendite- & Inflationsannahmen

📉 ETF vs. Rentenversicherung – anschaulich & fair verglichen

Besonders spannend: Wir können mit Capital Flow z. B. ganz transparent zeigen, wann sich ein ETF-Sparplan mehr lohnt als eine Rentenversicherung – oder umgekehrt. Und das inklusive aller Kosten:

• Abschluss- und Verwaltungskosten
• Steuerliche Effekte
• Beitragsgarantien & Flexibilität

Du siehst dann nicht nur den Unterschied in Zahlen, sondern auch in der Grafik – individuell für Dein Zielalter, Deine Risikoneigung und Dein Einkommen.

🧠 Nachhaltiger Beratungseffekt

Nach der Beratung bekommst Du von uns ein digital aufbereitetes Gutachten, das alles enthält:

• Deine aktuelle finanzielle Lage
• Dein Vorsorgeziel
• Empfohlene Maßnahmen
• Grafische Simulationen & Berechnungen

Dieses Dokument kannst Du jederzeit zur Hand nehmen – z. B. bei Jobwechsel, Immobilienkauf oder bei Gesprächen mit Bank, Steuerberater oder Familie.

🔄 Integration in unsere Beratung

Capital Flow ist für uns das zentrale Tool bei:

• Altersvorsorgeberatungen (privat & betrieblich)
• Geldanlage-Strategien
• Beratungen für Selbstständige & Freiberufler

Es hilft uns, abstrakte Themen verständlich und konkret zu machen – was viele Kund:innen besonders schätzen.

💸 Kostenübersicht:

Fazit: Mit Capital Flow heben wir unsere Finanzberatung auf ein neues Level – datenbasiert, visuell und 100 % individuell.

🚀 Capital Flow 4 Wochen kostenlos testen

Hochwertige Beratung verdient auch eine hochwertige Präsentation. Deshalb nutzen wir Canva Pro Teams für fast alles, was mit Grafik, Design oder Video zu tun hat – von Blogbildern über YouTube-Thumbnails bis zu Social Media Beiträgen.

🎨 Wofür wir Canva konkret einsetzen

• Vorschaubilder für unsere YouTube-Videos (z. B. BU, PKV, Altersvorsorge)
• Grafiken für LinkedIn & Facebook-Posts
• Visualisierung von Blogartikeln & Angeboten
• Vorlagen für wiederkehrende Inhalte (z. B. Jahrescheck-Kampagnen)
• Präsentationen für interne Schulungen oder Kundenworkshops

Besonders hilfreich: Wir haben unsere Corporate Design-Vorgaben direkt in Canva hinterlegt – also Farben, Schriften, Logos. Das heißt: Jede:r im Team kann schnell etwas gestalten, ohne dass es „zusammengebastelt“ aussieht.

👥 Teamnutzung: Jeder kann mitarbeiten

Wir nutzen die Teams-Funktion von Canva Pro, damit mehrere Kolleg:innen gleichzeitig arbeiten können. Dabei bleiben Entwürfe übersichtlich organisiert, und wir können gemeinsam Feedback geben oder an Templates feilen.

Das spart enorm Zeit – und sorgt dafür, dass wir konsistent auftreten, egal ob im Video, im Kundenportal oder in einer Story auf Instagram.

🖼 Beispiel aus der Praxis

Das Vorschaubild zu einem unserer YouTube-Videos („Was Du zur BU wirklich wissen musst“) wurde in Canva erstellt – mit Titeltext, Kontrastfarben, professionellem Bildausschnitt und passenden Icons.

Ohne Canva: 45 Minuten Photoshop + Stockbilder zusammensuchen.
Mit Canva: 12 Minuten, alles an einem Ort – inklusive Zugang zur eigenen Medienbibliothek und Vorlagen.

📦 Funktionen, die wir besonders schätzen

• Marken-Kit (Farben, Logo, Schriftarten hinterlegt)
• Team-Vorlagen & zentrale Ordnerstruktur
• Animationen & einfache Video-Tools
• Millionen von Icons, Fotos & Design-Elementen inklusive
• Direkter Export für Social Media, PDF oder MP4

💸 Kostenübersicht:

Fazit: Canva hilft uns, professionell aufzutreten – ohne Designagentur. Für ein kleines Team wie uns ist das Gold wert.

Wir investieren viel Zeit und Know-how in unsere YouTube-Videos – z. B. zu Themen wie BU, PKV oder Altersvorsorge. Aber: Die wenigsten schauen ein 30-Minuten-Video komplett.

Opus Clip Pro hilft uns, diese Videos intelligent in kurze, aussagekräftige Shorts oder Reels umzuwandeln – ideal für LinkedIn, Instagram oder YouTube Shorts.

🎬 Was macht Opus Clip genau?

• Zerschneidet lange Videos automatisiert in kurze Highlights (15–90 Sekunden)
• Wählt inhaltlich starke, relevante Passagen mit KI-Unterstützung aus
• Erkennt wichtige Aussagen & Emotionen (z. B. Fragen, Call-to-Actions)
• Fügt automatisch Untertitel, Zooms und Schnitte hinzu

Das Ergebnis: fertige Kurzvideos, bereit für den Upload – ohne dass wir selbst alles sichten und schneiden müssen.

🕒 Praxisvorteil: Zeitsparen & Reichweite erhöhen

Ein 30-Minuten-Video kann je nach Inhalt 4–8 verwertbare Shorts liefern – perfekt, um auf Social Media Sichtbarkeit zu erzeugen und Inhalte mehrfach zu nutzen.

Früher hätten wir dafür mehrere Stunden in Schnitt und Textung gesteckt. Heute: Upload + 10 Minuten Review – fertig.

📦 Features, die wir nutzen

• Smart Cut: erkennt Pausen & Schnitte automatisch
• Untertitel mit Design-Optionen
• Gesichtszentrierter Zoom (Auto-Reframe)
• Text-to-Clip: Clips auf Basis von Transkriptteilen erstellen
• Branding-Elemente einfügen (Farben, Logo etc.)

🧩 Integration in unseren Content-Workflow

Nach Veröffentlichung eines YouTube-Videos laden wir es direkt bei Opus Clip hoch. Anschließend wählen wir die besten Schnipsel aus und posten diese über die Woche verteilt auf:

• LinkedIn (z. B. als BU-Impuls für Berufseinsteiger:innen)
• Instagram (Snackable Insights im Reels-Format)
• YouTube Shorts (zur Steigerung der Sichtbarkeit)

💸 Kostenübersicht:

Fazit: Opus Clip hilft uns, hochwertigen Video-Content mehrfach zu nutzen – schnell, smart und mit echtem Mehrwert für unsere Community.

In unseren Beratungen geht es oft um viele komplexe Themen: Absicherung, Gesundheitsangaben, Finanzen, Verträge, Prioritäten. Damit keine Information verloren geht, nutzen wir Today.ai zur Erstellung detaillierter Gesprächszusammenfassungen – natürlich DSGVO-konform.

🧠 Was macht Today.ai?

• Nimmt Audio-/Videodateien (z. B. von Online-Terminen oder Diktaten) entgegen
• Erstellt daraus eine strukturierte, klare Zusammenfassung
• Filtert wichtige Themen, offene Aufgaben und nächste Schritte heraus
• Lässt sich nachbearbeiten oder direkt übernehmen

Das spart uns Zeit – und gibt unseren Kund:innen absolute Klarheit über das, was besprochen wurde.

📄 Was kommt in die Zusammenfassung?

• Was wurde im Gespräch geklärt?
• Welche Wünsche oder Vorgaben gibt es?
• Welche offenen Punkte gibt es noch (z. B. Rückfragen zu Gesundheitsangaben)?
• Welche Aufgaben übernehmen wir, welche der Kunde?
• Was sind die nächsten konkreten Schritte?

Diese Zusammenfassung stellen wir direkt im simplr-Kundenportal zur Verfügung – so hast Du jederzeit Zugriff, z. B. auch Wochen oder Monate später.

🔐 Datenschutz & Sicherheit

Today.ai ist ein europäisches Tool, das vollständig DSGVO-konform arbeitet. Die Server stehen in der EU, es gibt keine Verarbeitung über Drittländer.

Wir geben dort keine sensiblen Gesundheitsdaten ein, sondern nutzen es ausschließlich für Zusammenfassungen von Beratungen, bei denen keine personenbezogenen Risiken besprochen wurden.

⚙️ Integration in unseren Workflow

Nach einem Online-Gespräch oder einem Rückruf per Telefon erstellen wir per Today.ai eine kurze Zusammenfassung. Diese wird geprüft und dann als PDF oder Text im Kundendatensatz gespeichert – inkl. Erinnerungen & Follow-up-Tasks.

So behalten wir und unsere Kund:innen jederzeit den Überblick.

💸 Kostenübersicht:

Fazit: Today.ai hilft uns, unsere Beratungen noch transparenter und strukturierter zu gestalten – ohne viel zusätzlichen Aufwand, aber mit großem Mehrwert für unsere Kund:innen.

Bei buXperts führen wir jeden Monat eine Vielzahl an Gesprächen mit Interessent:innen – vor allem zur BU, aber auch zu PKV, Altersvorsorge, RLV, u. v. m. Damit dabei keine Anfrage verloren geht und jede Beratung strukturiert bearbeitet wird, nutzen wir MeisterTask als zentrales Organisationstool.

📋 Was genau ist MeisterTask?

MeisterTask ist ein visuelles Projektmanagement-Tool, das auf dem Kanban-Prinzip basiert. Du kannst es Dir vorstellen wie ein digitales Whiteboard mit Spalten und Karten:

• Jede Anfrage oder Beratung bekommt eine eigene „Karte“
• Diese wandert durch verschiedene Spalten wie z. B. „Neu“, „In Beratung“, „Rückmeldung Kunde“, „Abschluss“
• Auf jeder Karte stehen alle Infos, Fristen, Dateien und Notizen

🎯 Warum wir MeisterTask nutzen

• Transparente Übersicht über alle laufenden Fälle
• Zuweisung an Teammitglieder mit Deadlines & Kommentaren
• Wiedervorlagen & automatische Erinnerungen
• Schnelle Priorisierung, z. B. bei BU-Voranfragen oder Angebotsvergleichen
• Integration mit Make.com für automatische Anlage nach Terminbuchung

🧩 Beispiel aus der Praxis

Eine neue BU-Anfrage kommt rein → automatisch wird eine Karte in MeisterTask erstellt (via Make.com). Dort stehen:

• Name, Anliegen & gebuchter Termin
• Fragebogen-Status von werversichert.es
• Gesprächsnotizen aus Today.ai
• Aufgaben: Wer erstellt das Angebot? Wer bereitet die Risikovoranfrage vor?

So behalten wir im ganzen Team den Überblick – auch wenn mal jemand krank oder im Urlaub ist.

👥 Teamarbeit & Transparenz

Jeder im Team sieht, woran gearbeitet wird. Aufgaben können delegiert, kommentiert oder neu priorisiert werden – ideal bei parallelen Beratungen, Nachbearbeitungen oder Rückfragen von Kund:innen.

💸 Kostenübersicht:

Fazit: MeisterTask hilft uns, trotz vieler Beratungsanfragen jederzeit den Überblick zu behalten – effizient, visuell und voll integrierbar in unsere Prozesse.

Je digitaler und strukturierter man arbeitet, desto größer wird ein Problem: Viele gute Tools – aber sie sprechen nicht miteinander. Genau hier kommt Make.com ins Spiel: Unser zentrales Automatisierungstool, das Systeme, Daten und Prozesse verbindet.

🔗 Was macht Make.com?

• Verbindet verschiedene Tools wie Zeeg, Ameise, Today.ai, MeisterTask, Google Workspace, etc.
• Automatisiert wiederkehrende Aufgaben
• Überträgt Informationen nahtlos zwischen Programmen
• Reduziert manuelle Arbeit & verhindert Fehler

🧩 Beispiel aus der Praxis: Ersttermin gebucht

Wenn jemand bei uns online einen Termin bucht (z. B. BU-Erstgespräch), passiert im Hintergrund durch Make.com folgendes – vollautomatisch:

1. Der Kunde wird in unserem Maklerverwaltungsprogramm Ameise als neuer Kontakt angelegt
2. Ein Beratungsprojekt in MeisterTask wird erstellt – inkl. To-dos & Fristen
3. Der Kunde erhält eine personalisierte E-Mail aus Google Workspace mit allen Infos
4. Zugang zur simplr-App wird vorbereitet
5. Wenn nötig, wird automatisch ein Link zum Gesundheitsfragebogen von werversichert.es verschickt

Das klingt nach vielen Einzelschritten – ist aber durch Make.com in unter 30 Sekunden erledigt. 💡

⚙️ Weitere Automatisierungen im Einsatz

• Nachbereitung von Beratungsgesprächen inkl. automatisierter Follow-up-E-Mails
• Einbindung von Bewertungsbitten via ProvenExpert
• Verknüpfung von simplr-Nutzungsstatus mit internen Workflows
• Rückruf-Erinnerungen aus Fonio direkt in die To-do-Liste

🔐 Datenschutz & Verantwortung

Automatisierung ist mächtig – und genau deshalb nutzen wir Make bewusst und mit klaren Regeln. Make stellt eine eigene Datenschutz-/GDPR-Dokumentation, Security-Informationen sowie eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV/DPA) bereit. Damit lässt sich Make aus unserer Sicht DSGVO-konform einsetzen – vorausgesetzt, man konfiguriert die Szenarien sauber und datensparsam.

Für uns ist Make damit in vielen Fällen die europäischere Alternative zu Zapier: Nicht weil Zapier „verboten“ wäre, sondern weil Zapier als US-Anbieter Datentransfers typischerweise über Standardvertragsklauseln und das EU-US Data Privacy Framework absichert – während wir bei Make bewusst auf eine möglichst EU-nahe Datenverarbeitung achten.

Konkret bedeutet das bei uns: Wir automatisieren vor allem strukturierte Prozesse mit möglichst wenig personenbezogenen Daten (z. B. Anlage eines neuen Vorgangs nach Terminbuchung, Erstellen von Zugängen, Versand standardisierter Infos). Wenn personenbezogene Daten technisch nötig sind, dann so minimal wie möglich und mit klarer Dokumentation, welche Daten warum wohin fließen.

Jede Automation wird intern dokumentiert, regelmäßig überprüft und nur dann produktiv genutzt, wenn sie fachlich sinnvoll ist und datenschutzseitig sauber passt.

💸 Kostenübersicht:

Fazit: Make.com ist für uns der Klebstoff zwischen allen Tools – es sorgt für reibungslose Abläufe, spart Zeit und hilft uns, die Qualität unserer Beratung hochzuhalten.

Auch als Versicherungsmakler braucht man ein gutes Geschäftskonto – besonders, wenn man modern, effizient und teambasiert arbeitet. Wir setzen deshalb auf Qonto als unsere Banking- und Buchhaltungszentrale.

🏦 Was ist Qonto?

Qonto ist ein digitales Geschäftskonto speziell für Selbstständige und Unternehmen – mit starken Funktionen für Finanzen, Ausgabenverwaltung und Buchhaltung.

Für uns bei buXperts ist es nicht nur ein Konto, sondern:

• eine zentrale Plattform für alle Zahlungen
• ein smarter Helfer bei der Vorbereitung für die Buchhaltung
• ein Organisationstool für Team-Ausgaben & Belegmanagement

📌 Besonderheiten für Versicherungsmakler

Gerade als Versicherungsmakler wird man bei vielen Banken nicht gerade mit offenen Armen empfangen. Kontoeröffnungen ziehen sich, es gibt viele Rückfragen – oder die Branche wird direkt abgelehnt.

Bei Qonto lief das ganz anders: schnelle, reibungslose Eröffnung – auch damals schon bei unserer GmbH-Gründung. Und das war (und ist) längst nicht bei allen digitalen Anbietern so möglich.

📋 Was wir mit Qonto machen

• Alle Geldeingänge & -ausgänge übersichtlich auf einem Dashboard
• Digitale Belegzuordnung direkt zu jeder Buchung
• Karten für Teammitglieder mit individuellen Limits
• Export für unsere Steuerkanzlei via Datev-Schnittstelle
• Automatisierung von Rücklagen (z. B. Steuerkonto, Software-Budgets etc.)

📦 Features, die wir aktiv nutzen

• Virtuelle & physische Firmenkarten
• Unterkonten für Budgets (Software, Rücklagen, etc.)
• Rechnungsupload via App oder Web
• Individuelle Freigabeprozesse bei größeren Ausgaben

🧠 Persönliche Erfahrung & Vertrauen

Wir sind seit mehreren Jahren zufriedene Qonto-Nutzer – und ich war so überzeugt vom Konzept, dass ich frühzeitig persönlich in einer Finanzierungsrunde investiert habe. Das tue ich nur bei wenigen Tools – hier passt für mich aber alles: Produkt, Philosophie und Weiterentwicklung.

💸 Kostenübersicht (Stand: Januar 2026):

Fazit: Qonto ist für uns weit mehr als ein Konto – es ist das Rückgrat unserer modernen, digitalen Finanzstruktur. Und das schon seit den ersten Tagen von buXperts.

🚀 Qonto testen & 1 Monat kostenlos starten

Wir arbeiten digital – das bedeutet: Wir verschicken Mails, greifen auf Kundendaten zu, loggen uns in Portale ein, erledigen die komplette Kommunikation ortsunabhängig. Damit das jederzeit sicher und DSGVO-konform möglich ist, setzen wir auf NordVPN.

🔐 Warum ein VPN im Alltag wichtig ist

Gerade im Außendienst oder im Homeoffice – oder wenn man unterwegs mit dem Laptop oder Tablet arbeitet – ist man häufig auf WLANs angewiesen, die nicht immer optimal abgesichert sind.

• 📡 Öffentliche WLANs in Hotels, Cafés oder Zügen
• 🏠 Heimnetzwerke mit schlechter Konfiguration
• 📱 Mobile Hotspots ohne gesonderten Schutz

Ein VPN (Virtual Private Network) verschlüsselt die gesamte Internetverbindung und schützt damit:

• deine Zugangsdaten & Passwörter
• die Kommunikation mit Kunden & Pools
• Login-Daten für Simplr, Ameise, Versichererportale etc.
• Kundendaten, die Du in Cloud-Diensten nutzt

🌍 Warum wir NordVPN gewählt haben

• Deutscher Serverstandort wählbar (für schnellste Verbindung)
• Einfach zu installieren (Desktop & Mobilgeräte)
• Sehr schnelle Serververbindung weltweit
• Kill-Switch & automatische Verbindung bei Netzwechsel
• Funktioniert mit macOS, Windows, iOS und Android

💡 Unser Tipp:

NordVPN ist auch ideal, wenn man unterwegs schnell mal eine Finanzanalyse oder ein Kundendokument aufruft – ohne sich Sorgen machen zu müssen, ob jemand mitliest.

💸 Kosten (Stand: 2026):

• Tarife starten bei ca. 4–6 €/Monat (je nach Laufzeit)
• Günstiger bei 1- oder 2-Jahresverträgen
• Mehrere Geräte pro Nutzer nutzbar

Fazit: Sicherheit ist kein Luxus – gerade als Makler mit sensiblen Daten ist ein VPN Pflicht. Mit NordVPN machen wir unsere digitale Arbeit sicher – egal wo.

🔐 NordVPN testen & sicher arbeiten

Gute Beratung spricht sich rum – aber gerade im digitalen Umfeld müssen wir dafür sorgen, dass diese Empfehlung auch sichtbar wird. Deshalb setzen wir auf ProvenExpert Premium als zentrales Bewertungstool.

🌟 Warum Bewertungen so wichtig sind

Wer sich für eine BU-Beratung interessiert, hat meist mehrere Tabs offen, googelt nach Erfahrungen und vergleicht. Genau hier entscheiden echte, glaubwürdige Bewertungen oft über den nächsten Klick.

Mit ProvenExpert können wir:

• 🗣 Kunden gezielt um Bewertungen bitten
• 🧩 Diese Bewertungen auf unserer Website & in simplr einbinden
• 🔍 Unsere Online-Sichtbarkeit & SEO verbessern
• ✅ Vertrauen aufbauen – noch vor dem ersten Gespräch

🔧 Wie wir es nutzen

• Automatisierte Bewertungsanfragen nach der Beratung
• Individuelle Texte für verschiedene Touchpoints (BU, PKV, etc.)
• Bewertungen gesammelt auf unserem Profil & in Google integriert
• Widgets auf Landingpages & im Blog

📲 Integration

ProvenExpert lässt sich super in E-Mail-Signaturen, auf der Website oder in simplr einbauen. So sehen Interessenten direkt, was andere sagen – ohne lange zu suchen.

💸 Kosten (Premium-Variante, Stand: 2026):

• ab ca. 35–60 €/Monat (je nach Paket und Laufzeit)
• mit Branding, Zusatzfunktionen & Automatisierungen
• kostenloser Testzeitraum möglich

💚 Unser Empfehlungslink

Wenn Du ProvenExpert für Deine eigene Beratung nutzen willst, kannst Du gerne unseren Empfehlungslink verwenden – damit bekommst Du in der Regel einen kostenlosen Testzeitraum oder einen attraktiven Startvorteil:

⭐ ProvenExpert testen & Vertrauen aufbauen

Fazit: Bewertungen sind digital das neue „Weiterempfehlen“. Mit ProvenExpert Premium machen wir die Zufriedenheit unserer Kunden sichtbar – professionell, glaubwürdig und DSGVO-konform.

Beratung bedeutet auch: erreichbar sein – aber nicht rund um die Uhr am Schreibtisch sitzen. Wir haben unser gesamtes Telefonsystem mit Sipgate Business so aufgesetzt, dass wir flexibel, ortsunabhängig und effizient kommunizieren können.

📡 Was ist Sipgate Business?

Sipgate ist ein VoIP-Anbieter, der speziell auf Geschäftskunden ausgerichtet ist. Wir nutzen den Tarif Business L mit Flatrate und kombinieren ihn mit der Sipgate App Business (ehemals Clinq) für smarte Funktionen wie Kontaktsynchronisation.

🔧 Wie wir das System nutzen

• 📱 Anrufannahme & -weiterleitung direkt auf dem Smartphone oder Laptop
• 🔁 Interne Gespräche einfach durchstellen – z. B. von Marco zu Ercan
• 👥 Kontakte werden automatisch synchronisiert – so wissen wir sofort, wer anruft
• 📇 Individuelle Durchwahlen & Benutzerverwaltung im Team
• 🗂 Integration mit unserem CRM & Maklerverwaltungsprogramm

🚀 Beispiel aus dem Alltag

Eine Kundin ruft an → die App zeigt direkt Name & Anliegen an (dank synchronisierter Kontakte) → wir können schnell und professionell reagieren oder intern durchstellen → falls niemand verfügbar ist, übernimmt Fonio die Annahme.

📦 Vorteile für uns & unsere Kund:innen

• Ortsunabhängig arbeiten, ohne Erreichbarkeit zu verlieren
• Gute Gesprächsqualität – auch im Homeoffice oder unterwegs
• Persönliche Ansprache durch Kontakterkennung
• Einfach skalierbar bei neuen Teammitgliedern

💸 Kosten (Stand: 2026):

• Sipgate Business L: 18 €/Nutzer/Monat netto (inkl. Flatrate)
• Sipgate App Business: 9,95 €/Nutzer/Monat netto
• Gesamtkosten pro Teammitglied: ca. 27,95 €/Monat netto

Fazit: Mit Sipgate und der App Business kombinieren wir smarte Telefonie mit persönlicher Erreichbarkeit – perfekt für Beratung, die flexibel und zuverlässig sein muss.

Wir sind oft in Terminen, Gesprächen oder fokussiert in der Beratung. Trotzdem wollen wir, dass sich Anrufende bei uns gut aufgehoben fühlen – auch wenn niemand direkt rangehen kann. Genau hier kommt Fonio ins Spiel.

🤖 Was ist Fonio?

Fonio ist eine KI-basierte Telefonassistenz, die Anrufe annimmt, strukturiert Fragen stellt und Informationen entgegennimmt – ganz ohne menschlichen Callcenter-Service.

🔧 Wie funktioniert das bei uns?

• Wenn wir nicht erreichbar sind, übernimmt automatisch die Fonio-KI
• Die KI stellt gezielt Rückfragen zu Anliegen & Dringlichkeit
• Wir erhalten eine strukturierte Nachricht mit allen Infos zum Rückruf
• Dringende Fälle können priorisiert behandelt werden

💬 Beispiel aus der Praxis

Ein Kunde ruft während eines Termins an → Fonio begrüßt ihn freundlich, fragt nach dem Grund des Anrufs und nimmt Rückrufwunsch sowie gewünschte Uhrzeit auf → wir erhalten alle Infos direkt in unserem System oder per Mail.

👥 Vorteile für uns & unsere Kund:innen

• Immer erreichbar – auch ohne menschlichen Empfang
• Klare Rückrufstruktur mit übersichtlicher Dokumentation
• Keine Mailbox mehr – dafür moderne, dialogfähige KI
• Entlastung für das Team bei gleichzeitig hoher Servicequalität

💸 Kosten (Stand: 2026):

• Abrechnung erfolgt nach Minuten, je nach tatsächlicher Nutzung
• Individuell konfigurierbar für kleine und große Teams

Fazit: Fonio ersetzt keine Menschen, aber übernimmt zuverlässig die ersten Schritte im Kontakt – automatisiert, freundlich und effizient. So bleiben wir erreichbar, ohne permanent am Hörer zu hängen.

Eine gute Beratung steht und fällt mit einem sauberen, transparenten Marktvergleich. Für die Berufsunfähigkeitsversicherung und Risikolebensversicherung nutzen wir dafür hauptsächlich Comparit.

🔍 Wofür wir Comparit konkret einsetzen

In der BU-Beratung ist ein Vergleich weit mehr als ein Preisvergleich. Es geht um Vertragsbedingungen, Prognosezeiträume, abstrakte Verweisung, Nachversicherungsgarantien, Dynamikregelungen und viele weitere Details.

Mit Comparit können wir Tarife strukturiert filtern und gegenüberstellen – beispielsweise nach:

• Verzicht auf abstrakte Verweisung
• Leistung bereits ab 50 % BU-Grad
• Prognosezeitraum von 6 Monaten
• Nachversicherungsmöglichkeiten ohne erneute Risikoprüfung

🧠 Beispiel aus der Praxis (BU)

Ein 32-jähriger Ingenieur möchte 2.000 € BU-Rente absichern. Statt einfach „den günstigsten Tarif“ auszuwählen, definieren wir zunächst die Qualitätskriterien.

Comparit ermöglicht uns anschließend, alle passenden Tarife am Markt strukturiert zu vergleichen und die Unterschiede transparent darzustellen – nicht nur im Beitrag, sondern vor allem in den Bedingungen.

💡 Weitere Einsatzbereiche

Neben BU und Risikoleben setzen wir Comparit mittlerweile auch ein für:

• KFZ-Versicherungen (nur für Vollkund:innen)
• Wohngebäude
• Hausrat
• Private Krankenversicherung

Gerade bei Sachversicherungen hilft uns der Rechner, Deckungsbausteine sauber zu strukturieren und Versorgungslücken sichtbar zu machen.

🔄 Integration in unsere Systeme

Ein großer Vorteil entsteht nach dem Abschluss: Wird ein Vertrag direkt über den Vergleichsrechner eingereicht, wird dieser automatisch für unsere Kund:innen in simplr angelegt.

Vertragsdaten und Dokumente werden dabei strukturiert übertragen, sodass der Kunde seinen neuen Vertrag unmittelbar digital einsehen kann – ohne Medienbruch, ohne doppelte Datenerfassung.

Genau diese Integration sorgt dafür, dass Beratung, Abschluss und Verwaltung nahtlos ineinandergreifen.

💸 Kosten

Comparit ist für uns über unsere Anbindung an BlauDirekt in der dortigen Gebührenstruktur enthalten. Welche Standalone-Kosten außerhalb dieser Struktur anfallen würden, können wir daher nicht seriös beziffern.

Für uns ist das Tool Teil unserer technischen Infrastruktur – und ermöglicht eine strukturierte, marktbreite und dokumentierte Beratung.

Während Comparit für uns vor allem im Neugeschäft eingesetzt wird, nutzen wir fb>xpert besonders häufig für die Analyse bestehender Verträge – vor allem im Bereich Sach- und Unfallversicherung.

🔍 Wofür wir fb>xpert konkret einsetzen

Viele Kund:innen kommen mit bestehenden Verträgen zu uns – teilweise seit 10, 15 oder sogar 20 Jahren unverändert.

Die Frage ist dann nicht: „Was ist heute der günstigste Tarif?“, sondern: „Wie gut ist der alte Vertrag im Vergleich zu modernen Bedingungen?“

🧠 Beispiel aus der Praxis: Unfallversicherung alt vs. neu

Ein Kunde bringt eine private Unfallversicherung aus dem Jahr 2008 mit. Beitrag: solide. Versicherungssumme: scheinbar ausreichend.

Erst im Detailvergleich zeigt sich:

• Progression deutlich schwächer als bei modernen Tarifen
• Gliedertaxe mit schlechteren Bewertungen einzelner Körperteile
• Einschränkungen bei bestimmten Unfallursachen
• Keine oder eingeschränkte Mitversicherung von Infektionen
• Veraltete Definitionen in einzelnen Leistungsklauseln

Mit fb>xpert können wir alte Bedingungen strukturiert erfassen und direkt modernen Tarifen gegenüberstellen.

Dadurch wird sichtbar, ob:

• ein Wechsel sinnvoll ist
• der bestehende Vertrag überraschend gut ist
• oder eine Kombination aus Anpassung und Ergänzung sinnvoller wäre

🏠 Auch stark bei Sachversicherungen

Besonders bei Wohngebäude- und Hausratversicherungen zeigt sich, wie stark sich Bedingungswerke über die Jahre verändert haben.

Themen wie:

• Elementarschäden
• Grobe Fahrlässigkeit
• Unterversicherungsverzicht
• Leitungswasserschäden
• Photovoltaikanlagen

sind heute oft deutlich moderner geregelt als noch vor 10–15 Jahren.

⚖️ Warum uns der Alt-Tarif-Vergleich wichtig ist

Wir wechseln Verträge nicht aus Prinzip. Ein alter Vertrag kann in Einzelfällen sogar bessere Regelungen enthalten.

fb>xpert hilft uns dabei, diese Unterschiede objektiv sichtbar zu machen und nicht aus dem Bauch heraus zu entscheiden.

Gerade bei Vertragsübertragungen zu uns ist das ein wichtiger Bestandteil unserer strukturierten Bestandsanalyse.

💸 Kosten

fb>xpert ist für uns über unsere Anbindung an BlauDirekt in der dortigen Gebührenstruktur enthalten. Die genauen Standalone-Kosten außerhalb dieser Struktur können wir daher nicht seriös beziffern.

Für unsere Kund:innen entstehen dadurch selbstverständlich keine zusätzlichen Kosten – es ist Teil unserer Beratungs- und Analyseleistung.

Die digitale Unterschrift ist heute selbstverständlich – war sie aber nicht immer.

Für uns war von Anfang an klar: Wenn Beratung digital stattfindet, muss auch die Antragstellung vollständig digital möglich sein.

🕰 Ein kurzer Rückblick (2019)

Direkt nach Gründung unserer Selbständigkeit im September 2019 haben wir stolz unseren ersten komplett digital unterzeichneten Antrag eingereicht.

Das gesamte Beratungskonzept basierte auf Online-Beratung und digitaler Unterschrift.

Der Antrag wurde jedoch abgelehnt – Begründung: Die digitale Unterschrift werde nicht akzeptiert.

Exakt derselbe Antrag, mit exakt derselben Unterschrift, per Fax eingereicht, wurde anschließend akzeptiert. Das war ein lehrreicher Moment.

🌍 Was sich seitdem verändert hat

Spätestens seit Corona ist die digitale Signatur branchenweit akzeptiert und etabliert.

Eine qualifizierte elektronische Signatur wird heute von Versicherern flächendeckend anerkannt. Situationen wie 2019 kommen faktisch nicht mehr vor.

🔐 So läuft die digitale Unterschrift bei uns konkret ab

Nach Abschluss der Beratung erhält der Kunde einen sicheren Link zur eDocBox.

Über diesen Link können alle Dokumente in Ruhe durchgelesen, geprüft und anschließend digital unterschrieben werden – bequem am Smartphone, Tablet oder Desktop.

Nach der Signatur passiert Folgendes automatisch:

• Die unterschriebenen Dokumente werden direkt digital archiviert
• Sie sind unmittelbar in der Kunden-App simplr sichtbar
• Der Kunde kann sie jederzeit einsehen und herunterladen

Wir prüfen die eingegangenen Dokumente anschließend noch einmal, ordnen sie dem passenden Vertrag zu und leiten sie – sofern erforderlich – an den jeweiligen Versicherer weiter.

Kein Drucken. Kein Scannen. Kein Postweg. Kein Medienbruch.

⚙️ Warum das für uns mehr ist als Bequemlichkeit

Digitale Unterschrift bedeutet für uns:

• Schnellere Prozesse
• Weniger Fehlerquellen
• Klare Dokumentation
• Rechtssicherheit
• und eine moderne, transparente Kundenerfahrung

💸 Kosten

In den ersten Jahren haben wir eDocBox selbst lizenziert und lagen damals bei rund 20 € netto pro User und Monat.

Mittlerweile ist die Nutzung über unsere Anbindung an BlauDirekt in der dortigen Gebührenstruktur enthalten.

Für unsere Kund:innen entstehen dadurch selbstverständlich keine zusätzlichen Kosten.